Timeboxing telah banyak dikenal sebagai salah satu alat atau praktik manajemen waktu yang berguna untuk meningkatkan produktivitas.
Bahkan, dalam survei yang dilakukan oleh filtered.com, dari 100 daftar alat atau cara yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas, timeboxing terpilih sebagai peringkat kesatu alat yang dianggap paling efektif untuk meningkatkan prouduktivitas.
Dalam laman evernote.com, Tim Evernote menjelaskan seperti apa praktik manajemen waktu timeboxing, bagaimana, dan mengapa itu dapat meningkatkan produktivitas kita. Berikut di bawah ini adalah penjelasan selengkapnya.
Apa itu praktik manajemen waktu timeboxing?
Timeboxing adalah praktik manajemen waktu di mana Anda menetapkan waktu tertentu untuk menyelesaikan satu tugas tertentu, seperti dikutip dalam laman evernote.com.
Dengan kata lain, kita memiliki gagasan yang jelas tentang berapa lama suatu tugas mesti diselesaikan, kemudian menjadwalkannya di kalender yang biasa disebut “timebox” atau “kotak waktu”, dan berpegang pada jadwal tersebut.
Sederhananya, praktik timeboxing memberi tahu kita tentang apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.
Bagaimana praktik timeboxing meningkatkan produktivitas kita?
Dalam pengelolaan daftar tugas secara konvensional, Anda mungkin hanya mendaftarkan tugas-tugas untuk dikerjakan sampai selesai, tanpa target waktu kapan tugas itu harus selesai.
Karena tanpa target waktu selesai, kita sering meneruskan tugas yang seharusnya bisa diselesaikan hari ini dipindahkan ke besok, lalu lusa, dan akhirnya tugas itu memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan.
Dengan teknik timeboxing, kita menambahkan dan menetapkan unsur “kotak waktu”. Artinya, masing-masing tugas tertentu memiliki “kotak waktu”-nya masing-masing.
Kita memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing tugas tersebut, dan kemudian menjadwalkannya pada kalender kita, yang kemudian kita sebut “kotak waktu”.
Karena ada target tenggat waktu yang sudah Anda tetapkan yang harus dipenuhi, Anda perlu berusaha untuk mewujudkannya. Sama seperti yang ditulis Tim Evernote, “Memang timeboxing membuat Anda memiliki tingkat dedikasi yang lebih tinggi.”
Mereka juga mengingatkan, “Anda harus realistis dalam alokasi waktu Anda dan kemudian berkomitmen untuk mengikutinya.”
Manfaat mempraktikkan teknik timeboxing
Praktik timeboxing bermanfaat terutama dalam peningkatan produktivitas. Itu juga membawa manfaat lain, seperti dikutip dari laman evernote.com, diantaranya:
1. Dapat meningkatkan fokus
Tim Evernote menulis, “Timeboxing dapat meningkatkan fokus Anda secara signifikan.” Karena sebelumnya kita sudah merencanakan daftar tugas di kalender “kotak waktu”, itu mengurangi kewalahan yang ditimbulkan dari harus membuat begitu banyak pilihan, dari memutuskan banyak hal, termasuk tentang daftar tugas itu.
Kita tahu persis apa yang perlu kita kerjakan, dan kapan. Itu menciptakan lebih banyak ruang bagi otak kita untuk fokus bekerja, alih-alih memikirkan apa tugas yang perlu dikerjakan.
2. Anda jauh lebih produktif
Timeboxing membuat Anda jauh lebih produktif dengan jalan membebaskan Anda dari Hukum Parkinson dengan memberikan waktu yang masuk akal dan terbatas untuk setiap daftar tugas, dan memastikan kita menaatinya.
Seperti yang dinyatakan dalam Hukum Parkinson, “Pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya.”
Dalam praktiknya, ini berarti bahwa kita sering menghabiskan lebih banyak waktu untuk suatu tugas daripada yang seharusnya, karena, secara tidak langsung, kita dipengaruhi oleh berapa banyak waktu yang kita miliki daripada berapa lama tugas itu harus dilakukan.
3. Anda akan merasa lebih memegang kendali
Anda sudah tahu dan memutuskan tugas apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya, sehingga, selama waktu yang ditentukan itu, Anda dapat memblokir semua gangguan dan menyelesaikannya. Dengan demikian, Anda memegang kendali atas waktu yang Anda miliki.
Sangat memuaskan memiliki kontrol yang konsisten dan pencapaian yang terlihat. Ini bukan hanya tentang produktivitas, yang sebagian besar bersifat eksternal, tetapi juga tentang motivasi dan perasaan puas yang mengikutinya, yang bersifat internal dan mendalam.
“Timeboxing, dan rasa kepuasan yang mengikutinya, akan menghasilkan lebih banyak waktu untuk hasrat dan perawatan diri Anda setelah kehabisan waktu. selain itu, waktu yang dikelola dengan baik mengurangi risiko kelelahan karena Anda lebih memperhatikan waktu Anda,” tulis Tim Evernote.
4. Timeboxing memberi petunjuk tentang apa yang lalu dan yang akan datang
Setelah Anda membuat kalender timebox, jadwal Anda akan jauh lebih jelas. Mungkin di akhir minggu yang sulit, kita bahkan tidak ingat apa yang terjadi, tetapi kita memilikinya dalam jadwal yang telah kita buat.
Mungkin Anda ingin merencanakan minggu depan dan ingin tahu apa yang akan terjadi. Anda memilikinya di jadwal Anda. Anda dapat melihat dengan tepat apa yang harus Anda lakukan di minggu yang akan Anda jalani.
Cara mempraktikkan teknik manajemen waktu timeboxing
Mengutip Tim Evernote dalam tulisannya yang berjudul Timeboxing Like the Pros: Practical Advice to Up Your Productivity Game, berikut adalah cara mempraktikkan teknik timeboxing.
1. Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu tugas
“Langkah pertama dalam mempraktikkan teknik timeboxing adalah memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu tugas” jelas Tim Evernote.
Anda perlu mengatur “timebox” Anda. Pikirkan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dari awal hingga akhir, berapa waktu jeda jika diperlukan, dan tambahkan waktu cadangan untuk mengantisipasi gangguan tak terduga.
Seperti dijelaskan sebelumnya, penting untuk realistis dalam mengalokasikannya.
2. Pasang alarm
Gunakan alarm di ponsel Anda atau aplikasi pelacak waktu agar Anda tetap di jalur menaati jadwal yang telah ditetapkan.
3. Penilaian diri
Beri diri Anda beberapa menit untuk berpikir, melakukan penilaian diri, setelah setiap menyelesaikan tugas tertentu pada “kotak waktu” tertentu.
Tim Evernote memberikan contoh pertanyaan untuk langkah ketiga ini, “Bagaimana hasilnya? Apakah Anda menyelesaikan semuanya? Apakah perkiraan waktu Anda benar, atau apakah proyek seperti ini membutuhkan lebih banyak waktu di masa mendatang?”
4. Label timebox keras vs lunak
“Bergantung pada kebutuhan proyek Anda, mungkin masuk akal untuk melabeli tugas yang berbeda sebagai satu sama lain,” timbang Tim Evernote.
Dalam praktiknya, Anda dapat mengelompokkan setiap tugas tertentu ke dalam dua kategori “timebox“, misalnya kita sebut “timebox” yang sulit dan “timebox” yang lembut.
Untuk kategori “timebox” sulit, jika waktu Anda sudah habis untuk suatu tugas tertentu, Anda bisa berhenti mengerjakannya, baik tugas itu sudah selesai atau belum. Dengan timebox yang lembut, Anda memiliki sedikit lebih banyak kebebasan.
5. Padukan dengan teknik Pomodoros
Teknik timeboxing dapat dipadukan dengan teknik manajemen waktu lainnya, seperi misalnya teknik pomodoros.
Teknik pomodoros digambarkan dengan fokus mengerjakan suatu tugas dengan interval selang waktu. Siklus Pomodoro standar terdiri dari 25 menit kerja terfokus diikuti dengan istirahat lima menit.
Menggabungkan teknik timeboxing dan pomodoro adalah langkah opsional. “Ini membantu mengurangi kelelahan dengan memecah kotak waktu yang lebih besar menjadi potongan-potongan kecil,” jelas Tim Evernote.
Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas dengan Strategi Sederhana Berikut
Dengan aplikasi Evernote dalam ponsel Anda, praktik timeboxing jadi lebih menarik dan mudah diterapkan untuk peningkatan produktivitas Anda. Cari tahu lebih jauh tentang fitu-fitur keren Evernote melalui laman evernote.com.
Tunggu apalagi, Anda bisa mulai mempraktikkan teknik timeboxing sekarang juga.
